Blog da Sofia: A gestão das informações começa na automação do seu restaurante

O desafio de começar um processo de automação do seu restaurante ou negócio gastronômico é grande. Antes de gerarmos relatórios, de podermos cruzar as informações, é preciso estabelecer os processos e integrar as informações.

Muitos gestores automatizaram seu negócio apenas por conta da necessidade do controle fiscal, mas este é o começo do processo para mudar a gestão na sua empresa. Pode-se trabalhar nos processos desde o envio do pedido para a área de produção até o fechamento da conta.

O resultado direto do uso de um sistema destes é uma agilidade no processo de atendimento do salão. Mas, por trás do processo de automação, há a possibilidade da geração de indicadores, da geração de relatórios que são ferramentas de gestão.

A ferramenta da PDV Seven, além da automação e do módulo de gestão, também trabalha com um módulo financeiro que permite fazer uma avaliação dos gastos, além de um módulo de contas a pagar e a receber. O produto é fruto de uma parceria com uma outra empresa do mercado especializada em sistema financeiro.

A Infood foi ouvir a PDV Seven, uma das novas empresas de tecnologia que completou 3 anos de operação e vem ganhando mercado oferecendo soluções a um preço mais acessível.

O começo do processo é dar agilidade para operação: “O primeiro passo é deixar o salão funcionando bem, garantir um melhor atendimento dos clientes, reduzindo custos e permitindo que o restaurante ou bar comece a controlar as informações para melhorar os processos”, explica Fábio Aiello, diretor da PDV Seven.

INFOOD – Como é a solução que a PDV Seven vem oferecendo ao mercado?

FÁBIO AIELLO – O nosso módulo mais básico é o que garante a automação da operação do salão. O pedido é tirado em uma comanda eletrônica, ou terminal, e o cadastro digital transforma-se num pedido que vai para a cozinha. A área de produção faz o pedido e envia para o salão, sendo a informação enviado para o fechamento da conta.

Mas também oferecemos um módulo com relatórios customizados, com muita informação que ajuda a gestão do restaurante. Desde o valor do tíquete médio, horário de pico, produtos mais vendidos entre outros.

Tela do sistema de atendimento com os pedidos por mesa

INFOOD – Como tem sido a expansão de sistemas como o de vocês no mercado de restaurantes?

FÁBIO – Ainda hoje, o dono de restaurantes e bares ainda não tem acesso à informações e indicadores através de um sistema. Comparados com outros setores, os restaurantes e bares ainda estão bem atrás na geração de informações e no uso de sistemas.

INFOOD – Como o cliente compra um produto como o sistema da PDV Seven?

FÁBIO – O restaurante ou bar pode contratar por partes para reduzir o custo. No início, muito clientes não vêem necessidade de um controle de estoques, um controle financeiro. Eles ainda não se adaptaram a gerir seu negócio com o uso de um sistema.

INFOOD – A dificuldade é a falta de conhecimento ou da integração das informações?

FÁBIO – Se ele não tem uma ficha técnica montada, não é possível realizar o controle. Sem este documento, o sistema não vai poder ajudá-lo. E devo dizer que nas visitas que fazemos, temos percebido que 80% dos clientes não dispõem de ficha técnica em seus estabelecimentos.

Acompanhamento do pedido da mesa 2

INFOOD – Em função desta falta de integração dos dados de fichas técnicas, hoje é mais fácil vender automação apenas?

FÁBIO – Depende da experiência do dono do restaurante. No geral, na cabeça deste profissional, ele precisa muito mais de automação. Em todo restaurante que ele vai, ele não consegue ver como o dono está controlando o “BackOffice”, mas ele consegue ver a melhoria do processo para tirar um pedido.

Em geral, começamos pela automação e, a partir das melhorias da operação do salão, a medida com que a operação fica mais redonda, nós começamos a oferecer outros módulos com mais informações.

Fechamento da conta da mesa 2 e cobrança

INFOOD – A falta de interesse em buscar o apoio de ferramentas está baseado no fato de muito empresários acharem que conhecem tudo sobre sua operação?

FÁBIO – Sim, isto é um fato. No nosso sistema temos um painel, um dashboard, com diversas informações como, por exemplo, dia de maior faturamento, produto de maior venda, categorias mais vendidas, volume de venda no delivery, entre outras.

No início, quando estamos implantando um sistema, é comum conversarmos com o cliente sobre os produtos mais vendidos. Em média, ele sempre tem uma visão dos cinco mais vendidos. Nem sempre estes produtos estão liderando como ele pensa que estão e, muitas vezes, ele não sabe mesmo quais são os produtos mais vendidos.

Captura de dados para cadastro do cliente

INFOOD – Como isto pode afetar a gestão?

FÁBIO – Um bom exemplo é pensarmos no dia de maior faturamento. O cliente diz que é a sexta-feira, o relatório confirma que é o dia de maior volume de pessoas, mas com um sistema, nós podemos perceber que este não é o dia de melhor contribuição para a operação. O sistema ajuda a entender que há dias com maiores lucros.

IINFOOD – Não é complicado gerenciar muitos relatórios?

FÁBIO – Nós entregamos o dashboard para nossos clientes e sabemos que é uma ferramenta que nem todos estão acostumados a usar. Começamos com poucos relatórios mas, à medida que ele começa a usar as informações, ele pede por mais relatórios.

Tela do sistema do gestor com venda por categoria, por pagamento e canal de venda

INFOOD – Consegue nos dar um exemplo de um pedido deste?

FÁBIO – Eles nos perguntam, por exemplo, qual é o motoboy que faz mais entregas. Às vezes, querem saber o produto que vende mais na sexta-feira, qual é o horário com o maior volume de ligações.

Existe um tempo para que o cliente se familiarize com a ferramenta. Estamos mudando uma cultura, um modo de trabalhar. Sabemos que isto leva um tempo até que o cliente considere um sistema como um pré-requisito para sua operação.

INFOOD – Então o ideal é escolher alguns relatórios e começar a usar o sistema antes de ampliar a geração de informações?

FÁBIO – No começo, nós gerávamos 50 relatórios, mas percebemos que o cliente nem olhava. Hoje chegamos num pacote padrão de sete relatórios. É algo mais fácil, pois ele consegue acompanhar. Nossa estratégia foi simplificar, enviando menos relatórios, e depois que ele começa a usar, ele pode pedir novos relatórios, até com pedidos customizados.

Fechamento do dia com volume de vendas, descontos e cancelamentos e o detalhamento das vendas

INFOOD – O interessante é que os relatório permitem o cruzamento com os dados de contas à pagar e receber?

FÁBIO – É importante saber que sexta-feira é o dia de maior faturamento, mas também é o dia de maior gasto: segurança extra, três funcionários extras e é o dia que mais se gasta com marketing.

Com o uso de relatórios, pode ficar claro que não adianta fazer todo um esforço para subir o faturamento na sexta. Às vezes é melhor pensar num crescimento constante, olhando para os outros dias quando você tem uma rentabilidade maior.

INFOOD – Na experiência da implantação dos sistemas, você pode falar de algum resultado de melhoria de operação?

FÁBIO – Sim, podemos falar muito da melhoria de processos e, com isto, na redução da equipe de atendimento. Conseguimos demonstrar, num restaurante que tem quatro funcionários trabalhando no mesmo período, qual é o funcionário que tem mais reclamação, que faz o maior número de cancelamentos. São relatórios que permitem ver se algo está errado.

INFOOD – E como é o aprendizado do uso das informações?

FÁBIO – Temos um cliente que é dono de um bar e que ampliou muito a área do seu estabelecimento. Ele odeia computador, não usa nenhum tipo de software, se recusa a usar o telefone para buscar informação. E hoje, ele afirma que não trabalha mais sem sistema.

No começo ele foi totalmente contra o processo de automação. Durante dois anos ele falou que nunca colocaria um sistema em sua casa.

INFOOD – Mas esta confiança vem de resultados obtidos?

FÁBIO – Sim, este cliente reduziu muito a parte de perdas que ele tinha na operação. Além da agilidade no processo, reduziu os pratos errados, produtos que saiam sem que fosse feita a cobrança.

Com a automação, que é a parte mais clara para o cliente, temos chance de reduzir o total de funcionários no atendimento e reduzir o desperdício.

INFOOD – Como é o custo para quem quer começar a usar a solução de vocês?

FÁBIO – Pense num negócio com um faturamento de 200 mil. A automação vai custar em média 5 mil reais em equipamento, mais 1,5 mil reais de ativação. Portanto, um investimento de 6 a 7 mil na entrada, e uma mensalidade que vai variar de 200 a 300 reais.

É um investimento baixo comparado com a melhoria de processos que ele via ter em seu restaurante. Tanto que é muito difícil um cliente cancelar, em função do custo.

INFOOD – Quanto tempo para implementar o sistema num restaurante ou num bar?

FÁBIO – Em média, uma semana após o fechamento da compra, temos o sistema instalado. Mas já tivemos um cliente que fechou numa sexta-feira para inaugurar a casa no domingo. Mas isto é totalmente atípico, depende muito da equipe.

INFOOD – Mas a operação é simples?

FÁBIO – Nós gastamos muito tempo no desenvolvimento para criarmos uma boa usabilidade. Existem alguns sistemas de gestão que o cliente precisa ficar um mês em treinamento para entender um milhão de telas.

Nós criamos um sistema pensando no processo de envio por e-mail. Todo mundo manda e-mails hoje em dia. Nosso sistema é apresentado em quinze minutos e o funcionário já começa a usar.

Nossa comanda eletrônica funciona num celular, que fica não mão do garçom no momento da tirada do pedido. Em menos de cinco minutos de treinamento, ele já está tirando pedido.

INFOOD – Como você vê as aplicações no futuro?

FÁBIO – Toda a gestão da automação de bares e restaurantes foi impulsionada pela obrigatoriedade fiscal. Você, querendo ou não, precisa ter um sistema para controlar sua operação. Apesar de ter surgido como uma obrigatoriedade, o empresário está percebendo que o sistema pode ajudar.

Com o aumento de casas automatizadas, acreditamos que os clientes vão perceber a importância da gestão dos indicadores. Da mesma forma que aconteceu com as empresas de serviço. Antes todo mundo trabalhava da mesma forma: caneta atrás da orelha, tudo feito nas contas do papel.

Hoje não dá mais para gerenciar uma empresa assim. Você quer saber quanto vai ter de retorno, quer ver seu fluxo de caixa, senão você quebra.

INFOOD – Isto é uma necessidade de mercado?

FÁBIO – Numa padaria, por exemplo, não dá para controlar tudo. Antes o dono tinha uma margem de 400% nos produtos. A grande mudança é que estamos trabalhando com margens cada vez menores.

INFOOD – Qual é sua recomendação para quem ainda não tem um sistema?

FÁBIO – Faça por partes. Primeiro automatize seu salão. Comece a dar entrada nos dados. Siga para controle de estoques e, por fim, vá para o controle financeiro. Precisamos, às vezes, segurar o cliente, pois ele quer implantar tudo, mas não começo do processo ele ainda não está preparado.