Blog da Sofia: Sem gestão não tem comida

Então você já tem um espaço para o seu restaurante. Neste espaço, você já tem um conceito. E dentro deste conceito, você já tem uma infraestrutura mínima. Já conheceu seu cliente o suficiente para se sentir seguro em fazer um cardápio para ele. Agora é a hora de colocar essa máquina para funcionar. E a gasolina para isso será a gestão. Tanto gestão de pessoas quanto gestão de material. Conheci excelentes cozinheiros que faliram restaurantes e excepcionais gestores que não perderam dinheiro neste negócio.

E não se engane: em todos os casos, foi um bom e detalhado planejamento aliado a uma eficiente gestão que fizeram a diferença.
No salão: mesas, cadeiras, luminárias, talheres, copos e pratos. Na cozinha: equipamentos, utensílios e ingredientes. Sem uma experiência prévia, é muito difícil listar estas necessidades. Olhar para a concorrência vai ajudar de várias formas. Observar o movimento deles, o tipo e a qualidade de produtos, o serviço e a forma de trabalho, serão importantes, tanto para aprendizados como para você definir suas prioridades e virtudes, compreendendo também o que deve ser melhorado, já que você vai perceber quais são suas fraquezas em relação a eles. Por isso, a experiência de gestores treinados, palestras, cursos, treinamentos e uma boa consultoria podem se transformar em ferramentas importantes no início de uma operação.

Outro ponto importante a ser lembrado na gestão. Não comece nada sem definir o cardápio e elaborar suas respectivas fichas técnicas. Elas devem ser feitas logo após a definição do conceito. É impressionante como a maioria dos restaurantes não trabalha com elas. Impressiona porque os que trabalham, normalmente, são os que têm as melhores gestões. As fichas técnicas são tão importantes que vale a pena uma reserva de investimento só para elas. Você pode pedir a ajuda de um(a) gastrônomo(a) /consultor(a) para fazer isso. De posse das informações que essa ferramenta gera, você é capaz de definir praticamente todas as relações financeiras do negócio, assim como fazer projeções de vendas de maneira bem mais consciente. Com as fichas, conseguimos orientar as compras e o estoque, a necessidade de espaço de produção, quais os produtos que melhor representam o conceito, quais os que serão capazes de gerar melhor margem de contribuição. E, com isso, orientar melhor o marketing. Além disso, as fichas técnicas nos fornecerão um importante índice: o CMV – custo da mercadoria vendida. Este índice refere-se ao quanto é gasto de insumo para cada prato, ou para o cardápio todo. Ele deve ser relativizado ao preço de venda e o melhor é que não ultrapasse 30% do valor vendido.

Gestão de Pessoas

Gerir planilhas e números é complicado, mas a matemática é exata. Porém, não se pode dizer o mesmo em relação à gestão de pessoas, que requer um nível de conhecimento que às vezes transcende a lógica ou qualquer expectativa. No final de tudo, o maior segredo de qualquer negócio é saber lidar com pessoas, mas, principalmente, em um negócio gastronômico, onde as relações afetivas com a comida servem de mola propulsora e, portanto, a subjetividade é muito presente nos dois lados – cliente e equipe. Sua equipe precisará ser capaz de ouvir seus clientes e interpretar seus desejos, muitas vezes sem nem conversar com eles. E, para isso, não é só treinamento que resolve. É preciso que seu conceito esteja bem claro e que todo seu quadro de funcionários tenha o perfil para isso.

A fase de contratação acompanha a estruturação inicial do financeiro. No início, contrate sempre a mais do que a necessidade. Essa quantidade será definida pelo tipo de serviço, pela estrutura da casa (se tem dois andares, acesso à cozinha, se tem espaço aberto e/ou fechado, são alguns exemplos) e pela rotatividade de clientes (tempo de permanência). E, lembre-se que funcionários são como você: encontrando oportunidade melhor (ainda mais na abertura da casa), não pensarão duas vezes antes de irem embora por conta de propostas mais atraentes. Eles também têm família para sustentar. Então, não é simplesmente pesquisar pisos salariais e colocar uma placa na janela do salão com os dizeres “ESTAMOS CONTRATANDO” que você resolverá esse problema.

Mais de 90% dos negócios gastronômicos no Brasil são de pequenas e médias empresas e, normalmente, são os(as) proprietários (as) que costumam ser responsáveis pelas contratações iniciais. Contratar não é algo simples. Para começar, trace o perfil das vagas. Para isso, tenha em mente: as atribuições e requisitos do cargo; as características pessoais necessárias para trabalhar com a equipe e o gestor; e os benefícios que serão oferecidos ao candidato selecionado.

Quando os currículos começarem a chegar, leia-os cuidadosamente e faça uma pré-seleção dos que mais preenchem a vaga pretendida. Quando alguém está procurando emprego, os critérios nas tentativas são amplos. Afinal, estar desempregado é sempre algo complexo, por isso, seja respeitoso. Para cada cargo, crie um roteiro de perguntas mínimas para que você conheça seu futuro funcionário. Varie entre perguntas diretas e outras que levem o candidato a contar um pouco de si. Isso ajudará a obter informações importantes, deixando o candidato mais tranquilo. Há incontáveis sites de gestão que versam sobre o tema, mas não se esqueça de que a entrevista é para sua empresa, e para isso, entenda que há perguntas que são específicas.

Outro ponto importante é ter em mente um mínimo plano de carreira para seus funcionários. Além de transmitir confiança, essa ferramenta sendo bem aplicada, permite um investimento na capacitação profissional de seus empregados, pois laços profissionais se tornam mais sólidos. Esta fidelidade proporciona um crescimento conjunto. Sabemos que nem todos os cargos dentro de um restaurante permitem um plano de carreira complexo (ainda mais em pequenas e médias empresas), contudo, sua equipe consegue visualizar perspectivas futuras, buscando constantes aprimoramentos. Desta forma, é criado um ambiente de evolução saudável, dando a possibilidade de ter talentos sendo construídos e não encontrados.

A aproximação com instituições de ensino (faculdades e cursos técnicos) também é uma característica inteligente para a captação de novos funcionários com treinamento diferenciado. Abrir um restaurante com recurso financeiro condizente não é sinônimo para o sucesso se não houver planejamento para sua manutenção operacional. E um dos fatores mais delicados é, justamente, a contratação e permanência de bons funcionários.

Capital de Giro

Uma vez formadas as equipes, o processo de gestão ganha mais uma dimensão. O capital de giro nada mais é do que a quantidade de dinheiro que o restaurante precisa para operar regularmente. E este recurso financeiro está alocado no estoque, nas contas a receber, no caixa ou na própria conta-corrente da empresa.
Saber administrar esse dinheiro para os pagamentos de contas, como: luz, água, telefone, internet, fornecedores e a folha de pagamento, por exemplo, é vital. E não se esqueça: você também faz parte dela. O termo pró-labore significa, em latim, “pelo trabalho” e corresponde à remuneração deste administrador por seu trabalho na empresa.
Os custos fixos devem ser classificados, para que você tenha a noção dos percentuais ideais de gasto para cada. Gastos são todo e qualquer desembolso. Despesas é tudo o que não é relacionado diretamente ao produto. E custos é o que se refere aos produtos. As classificações vão variar de acordo com o tipo de negócio. Por exemplo, gelo não é um produto vendido, mas é essencial para a cozinha e bar do restaurante. Nesse caso, o gelo é custo e vai compor os custos com mercadoria.

As despesas são todas interligadas, ou seja, o ideal é que o custo da mercadoria vendida (CMV) não ultrapasse os 30% em relação ao faturamento. Mas não adianta que ele seja igual ou menor a este valor, se tiver uma despesa fixa alta, como um aluguel muito caro, por exemplo. Do mesmo jeito seria a folha de pagamento. O ideal é que ela, com impostos, represente no máximo 30% do valor do faturamento. Mas às vezes é bem difícil conseguir isso e, se assim for, a diferença deverá sair de outro tipo de gasto.

Você somente tem como saber isso antes de começar a vender, se tiver com as fichas técnicas elaboradas, para poder projetar as vendas e saber quando o ponto de equilíbrio será atingido. Viu como vale a pena investir nas fichas? Mas, como medir suas vendas se o restaurante ainda não está aberto? Enquanto você executa as fichas, deve medir o tempo. Através dessa informação, consegue imaginar o quanto é capaz de produzir. Se através da margem de contribuição você sabe quais os produtos que quer mais vende, projeta em cima disso. Quanto eu sou capaz de produzir os produtos que mais quero vender?

Compras

Se você acha que o(a) mais importante colaborador(a) de um restaurante é o(a) cozinheiro(a), está enganado(a). Quem compra tem tanta ou mais importância. Ser comprador(a), dentro de um negócio de alimentos e bebidas é o mesmo que ser o(a) que toma conta do cofre. É preciso gestão.

Trabalhamos com produtos que possuem características bem complexas para o controle: são, na sua maioria, perecíveis, tendo necessidades de armazenamento e manipulação bastante diferentes, sofrem forte influência climática, precisam de margens de segurança das mais diversas, mudam o rendimento e qualidade de uma marca para outra (mesmo sendo o mesmo produto), tem que controlar o beneficiamento e seus rendimentos, tem validades para serem monitoradas e preços que vivem mudando.

Isso sem falar nas preocupações com a cadeia produtiva, defeso e responsabilidade socioambiental. Essa pessoa precisa conhecer as empresas fornecedoras, dominar sistemas operacionais que auxiliem com os controles, além de ter contato com a contabilidade, para lidar corretamente com as notas fiscais.

Outro ponto importante é a relação com os fornecedores. Este momento é bastante delicado, pois uma empresa não pode ter somente um fornecedor para seu insumo, mas também precisa de uma boa relação com eles. Visto que essa relação passa também pelo volume e que estamos falando de uma realidade de micro e pequenas empresas, fica uma equação difícil de fechar.

Você pode estar pensando: então, é só pegar o carro e ir buscar. Não é fácil também. Fazer compras pessoalmente nem sempre é possível, dependendo da cidade e da localidade de seu negócio. Se você colocar na conta, o desgaste com o carro, o tempo necessário para isso e o seu cansaço e irritação, aí a conta aumenta muito.

Mais uma vez, as fichas técnicas se tornam uma importante ferramenta de auxílio, já que através delas é possível saber a lista de insumos, é possível calcular as quantidades de compras, assim como saber quais os produtos mais utilizados. Por isso, faça questão de ter as fichas, de saber usá-las e de sua equipe usá-las também!

Documentação

Cadastro Municipal de Vigilância em Saúde (CMVS), Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), Manual de Boas Práticas de Fabricação, Procedimentos Operacionais Padronizados (POP de Controle de Pragas, POP de Higiene do Ambiente, POP de Higiene Pessoal, POP de Potabilidade de Água), Certificado de Responsável Técnico e o Alvará de Funcionamento são as documentações básicas para a abertura de um restaurante.

Para essa hora, a contabilidade é quem vai mais te ajudar. Porém, é importante saber que a lei exige a assinatura de um responsável técnico, que pode ser nutricionista ou engenheiro(a) de alimentos. Esses profissionais saberão quais os documentos necessários para o seu tipo de negócio e dentro do seu estado ou cidade.

Sim, porque existe uma lei federal que serve como base, mas também existem leis estaduais e municipais que podem determinar regras diferentes de um lugar para o outro. Tem tipos de negócios e lugares que chegam a precisar de mais de trinta tipos diferentes de documentos para a sua abertura. E a falta deles pode não somente gerar multas, como também impedir a operação do negócio.

Alguns deles demoram bastante para ser liberados e precisam ser solicitados bem antes da abertura do negócio. Neste caso, não estou somente falando dos documentos relacionados à vigilância sanitária, mas também a Secretaria da Fazenda, Junta Comercial e Receita Federal.