Blog da Sofia: A importância da Ficha Técnica para o sucesso do seu restaurante

Esse artigo analisa a importância da ficha técnica como uma ferramenta de padronização, do modo de preparo, montagem e de finalização, indo mais além: é através dela que controlamos compras e o estoque, calculamos os custos, os prejuízos e os preços de vendas usando o cálculo do CMV e a utilização do Fator de Correção.

Quando temos o desejo de viajar para um lugar diferente, normalmente tomamos algumas atitudes como verificar onde esse lugar fica, o tempo que precisamos para chegar ao destino, os recursos financeiros, enfim, começamos a fazer o levantamento das necessidades.

Vamos pensar numa situação hipotética, caso você não seja criterioso durante o estudo e resolva fazer o levantamento das necessidades de forma superficial e descubra que você vai precisar de MAIS ou MENOS R$100,00. Mas após sair para sua viagem, descobre que um novo pedágio foi inaugurado, que a gasolina no estado vizinho é 20% mais cara do que no seu e ainda houve outro imprevisto, o pneu do carro furou. O que acontece com o seu planejamento que foi feito no formato mais ou menos?

A importância do planejamento

Dentro dos projetos da Guersola, identificamos o formato mais ou menos com tanta frequência que parece até ficção, mas não é. Fico me perguntando como um empreendedor pensa no seu negócio imaginando os seus produtos sem ter a certeza do valor que eles custam. Assim como em nossa hipotética viagem mais ou menos, quando um projeto da Guersola é realizado, há uma grande parcela de restaurantes que não utilizam fichas técnicas ou, se têm, não as usam corretamente.

Tragicamente e infelizmente, os restaurantes, ignorando a importância desse material, constatam problemas tanto na produção como nas finanças. Muitas não se dão conta, em virtude da rotina dinâmica e estressante cobrada pelo segmento, que essa omissão leva alguns restaurantes à falência. Diante disso, irei apresentar a importância e a elaboração da ficha técnica, a fim de mostrar como esse instrumento é necessário e como sua ausência ou o seu mau uso pode afetar o bom funcionamento do seu estabelecimento.

Como tenho o foco e o compromisso junto aos leitores e amigos de cumprir os objetivos aqui propostos, irei apresentar, em um primeiro momento, o processo de elaboração, em um segundo momento, a estrutura da ficha técnica e, por fim, sua importância para o restaurante.

Processo de elaboração

Restaurateurs, gestores de A&B (alimentos e bebidas) e chefs de cozinha devem entender, elaborar e implementar as Fichas técnicas, que precisam ser consideradas um dos mais importantes documentos para o empreendimento.

(SEBRAE, 2014) O local ideal para a elaboração da Ficha técnica é a própria cozinha do restaurante, utilizando utensílios próprios ou medidores padronizados.

(PIMENTEL, 2005) Tornando-se a Ficha técnica um instrumento gerencial de apoio operacional, pelo qual se fazem o levantamento dos custos, a ordenação do preparo e o cálculo do valor nutricional da preparação, portanto, útil para subsidiar o planejamento do cardápio.

(AKUTSU et al, 2005) Contudo, grande parte dos restaurantes não utiliza Ficha técnica ou, se as têm, não as utilizam corretamente. Uma das explicações para a não adoção da Ficha técnica nos restaurantes seria o trabalho e a demora em sua elaboração.

Estrutura de uma Ficha Técnica

Não identifiquei ainda um modelo específico para criação de uma Ficha técnica. Pode-se dividi-la em dois modelos básicos, mas podem existir mais fichas se assim o gestor do restaurante julgar necessário.

A Ficha Técnica Gerencial identifica todos os custos de matéria-prima inerente àquela preparação.

Onde será identificado: na parte superior: Nome da preparação e sua referência.

No seu corpo: Nome do produto ou insumo, Quantidade Líquida (quantidade usada na receita), Unidade (quilos e litros), Valor Unitário (valor de compra de cada produto), Rendimento (peso líquido / peso bruto), Quant. Bruta (quant. líquida / rendimento) e Valor Total (quant. bruta x valor unitário).

E no rodapé: Valor total da preparação (somatório dos valores de cada item), porção (valor total da preparação / rendimento da porção) e valores de venda (possíveis preços de venda).

O Rendimento ou Fator de correção é um número que se calcula a matéria-prima que será efetivamente usada na receita, excluindo as perdas inerentes ao processo de produção, como limpeza, cortes, lavagem, entre outros.

As duas fórmulas são diferentes, mas elas indicam o mesmo valor da matéria-prima necessária para a produção. O rendimento para apurar seu valor deve-se fazer uma aferição dos valores brutos da matéria-prima, ou seja, assim que elas entram para o processo de preparo ou pré-preparo, são pesadas nas condições em que se encontram. Após sua preparação, deve-se pesar novamente os volumes, já sem suas partes não aproveitáveis.

Rendimento: Peso líquido/ Peso Bruto = %

Temos alguns autores que não utilizam a denominação “Rendimento”, preferindo tomar por base um outro cálculo, no qual apenas a fórmula matemática é alterada.

Em vez de dividirem a quantidade líquida pelo rendimento, eles empregam o seguinte raciocínio:

Fator de correção = 1/ rendimento

A Ficha técnica operacional identifica todas as etapas da produção do prato, além de exibir uma fotografia do prato montado, sendo usada para auxilio da equipe de cozinha.

Importância da Ficha Técnica

Este tipo de documento de controle de custos e formação de preços dentro do restaurante é bastante eficiente, exigindo atenção tanto do chef de cozinha quanto do gestor financeiro, para não permitir que existam desperdícios de insumos. É importante que seja realizado um inventário diário dos itens mais caros da cozinha para evitar perdas grandes. Como os itens caros estão porcionados e embalados

individualmente, basta contá-los no final do serviço e fazer o cruzamento com o relatório de vendas. Qualquer diferença, para menos ou para mais, indica que o controle não está rígido o suficiente.

(RODRIGUES, 2012) O investimento em softwares que utilizam a Ficha técnica, dando baixa em ingredientes e fornecendo custos de cada produção dentro da cozinha, são formas de agilizar e deixar mais organizados todos esses documentos.

Fora toda a tecnologia e detalhamento deste instrumento, a ficha técnica precisa ser simples e de fácil utilização para auxiliar na tomada de decisões e na orientação operacional.

(PIMENTEL,2010) A utilização da Ficha técnica é tão importante que, mesmo não sendo aplicada no começo do restaurante, sendo aplicada anos depois ou apenas atualizações, ela consegue reduzir custos e diminuir prejuízos.

Segundo Gomes (2007), […] O El Kabong, após reformulação das Fichas técnicas, houve uma queda em 40% no prejuízo mensal do restaurante. […] reformulou suas fichas técnicas. Também diminuíram as criticas de variações existentes no mesmo prato. Demoramos quase um ano para colocar todo o esquema das fichas técnicas em ordem. Por isso, sempre indico que a façam antes de abrir o restaurante. O prejuízo será menor, em todos os sentidos. O uso da Ficha técnica traz várias vantagens para o restaurante. Apesar de trabalhosa, torna-se um documento necessário para qualquer gestor financeiro.

Segundo Fonseca (2011), garantir a qualidade dos produtos produzidos através desse instrumento proporciona algumas vantagens:

Registrar quantidades de matéria-prima utilizadas nas preparações;
Padronizar quantidades de matéria-prima nas preparações;
Padronizar a montagem e apresentação dos pratos;
Identificar os custos da produção;
Registrar os processos da produção;
Manter um histórico das preparações do restaurante;
Permitir a comparação das informações de consumo;
Facilitar as projeções de compras e especificações de mercadorias;
Controlar os volumes de matéria-prima requisitados;
Comprar as informações de consumo com as informações de vendas.

Entendemos que junto aos projetos atendidos por nós, a primeira preocupação de um gestor é garantir a qualidade dos produtos produzidos, e isso é totalmente possível de ser feito com a ajuda da Ficha técnica. Fica claro que a Ficha técnica é uma ferramenta e documento de extrema importância para todo o restaurante, reduzindo e até identificando as perdas dentro da cozinha e do estoque, sendo uma ferramenta de grande importância na redução de custos e redução de prejuízos, prevendo e evitando até mesmo a falência de alguns restaurantes.